Privacy policy

1. Welke gegevens verwerken wij?

• Contactgegevens zoals naam en e-mailadres.
• Bestel- en betaalstatusgegevens.
• Technische accountgegevens voor usenet levering.
• Loggegevens die nodig zijn voor beveiliging, audit en foutanalyse.

2. Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst: bestelling, activatie en levering.
• Beveiliging en fraudepreventie.
• Support en communicatie over je account.
• Naleving van wettelijke verplichtingen.

3. Derde partijen

Voor betaalverwerking gebruiken wij Stripe. Voor levering van usenet accounts gebruiken wij de Spotnews provisioningomgeving. Deze partijen verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor hun rol in de dienstverlening.

Gebruik je de AI-hulpchat, dan worden je vraag en de recente gesprekscontext door OpenAI verwerkt om antwoord te geven. De chat heeft geen toegang tot persoonlijke bestellingen of betaalgegevens. Deel geen wachtwoorden, betaalgegevens of persoonlijke inloglinks. Je kunt ook rechtstreeks contact opnemen via het klantportaal of onze contactpagina.

Kies je in de Helpdesk voor e-mail of een gesprek met een medewerker, dan zie je eerst welke gesprekscontext je overdraagt. Pas na jouw bevestiging delen we die context met de helpdesk. Het e-mailadres uit het aparte mailformulier wordt gebruikt om jouw hulpvraag te beantwoorden en wordt niet aan OpenAI doorgegeven. Tijdens een gesprek met een medewerker zijn automatische chatantwoorden gepauzeerd.

Een medewerker kan bij een chat, ticket of geselecteerde e-mail AI-hulp gebruiken om een conceptantwoord te maken. Daarvoor verwerken we relevante berichttekst via OpenAI; herkenbare e-mailadressen, wachtwoorden en persoonlijke inloglinks worden vooraf afgeschermd. Mailboxwachtwoorden, andere mailboxberichten en de inhoud van bijlagen worden niet automatisch meegestuurd. De medewerker controleert het concept en kiest zelf of het wordt verzonden.

E-mail wordt opgeslagen bij onze mailprovider. De medewerkersapp haalt geautoriseerde berichten op en bewaart geladen berichten versleuteld op het apparaat, zodat die bij een volgende aanmelding sneller beschikbaar zijn. Dit is een beperkte lokale cache, geen extra mailboxdatabase op de Spotnews-server. Downloads van bijlagen starten alleen na een bewuste keuze van een bevoegde medewerker.

4. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor levering, administratie, beveiliging en wettelijke verplichtingen. Niet-noodzakelijke operationele logs kunnen periodiek worden opgeschoond.

Voor vervolgvragen bewaart Spotnews een beperkte AI-gespreksgeschiedenis versleuteld. Na 30 minuten zonder een geslaagde chatvraag wordt deze niet meer voor antwoorden gebruikt. Met ‘Nieuw gesprek’ wis je deze AI-geschiedenis bij Spotnews direct en sluit je een eventueel lopend gesprek met een medewerker. Technische controles bevatten de modelnaam, gebruikte hulpmiddelen en een uitvoeringsnummer, geen volledige chatinhoud.

Een voorbeeld voor overdracht blijft maximaal 10 minuten beschikbaar. De op de server bewaarde context en berichten van een gesprek met een medewerker zijn versleuteld. Na 30 dagen zonder activiteit worden deze bij de volgende dagelijkse opruimronde verwijderd. ‘Nieuw gesprek’ verwijdert geen al verzonden e-mail of reeds overgedragen helpdeskgesprek. Voor afhandeling en eventuele wettelijke bewaarplichten gelden daarnaast de algemene bewaartermijnen hierboven.

5. Rechten van betrokkenen

Je kunt een verzoek doen tot inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens, voor zover dit niet botst met wettelijke bewaarplichten of beveiligingsverplichtingen.

6. Contact privacy en abuse

Privacyvragen: sales@spotnews-mail.nl. Abuse-meldingen: abuse@spotnews-mail.nl.

7. Spotnews Beheer voor medewerkers

Spotnews Beheer is de beheerapp van Spotnews/VoxFrame voor bevoegde medewerkers. Het is geen Usenet-downloadapp. De app gebruikt je persoonlijke beheeraccount, contactgegevens, rol en rechten om toegang te geven tot werkoverzicht, helpdesk, tickets, mail, administratie, medewerkers en Marketing. Welke onderdelen en klantgegevens je kunt inzien, hangt af van je serverrechten. Beheerhandelingen worden vastgelegd voor beveiliging en controle.

De Android-app communiceert via HTTPS met Spotnews. Sessiecookies, wachtwoorden en authenticatiecodes blijven alleen in het geheugen van de app. Geladen mail wordt lokaal versleuteld met een sleutel uit Android Keystore. De cache wordt pas na een bevestigde aanmelding en controle van de actuele toegangsrechten geopend. De app neemt deze privégegevens niet op in Android-back-ups. Je kunt de lokale mailcache via het appmenu wissen; verwijderen van de app wist ook de bijbehorende lokale appgegevens. Bijlagen en exports die je zelf in een gekozen map bewaart, blijven daar staan totdat je ze zelf verwijdert.

AI-hulp is optioneel en gebruikt alleen de geselecteerde mail, het geselecteerde ticket of gesprek na jouw opdracht. De verwerking door OpenAI en afscherming van herkenbare gevoelige gegevens staan hierboven beschreven. Een concept wordt niet automatisch verzonden.

Bij Marketing kies je zelf afbeeldingen, video's, berichttekst, bestemmingen en een publicatietijd. Na het koppelen van een kanaal worden de benodigde account- en kanaalidentificaties op de Spotnews-server bewaard; toegangsgegevens worden daar versleuteld opgeslagen. Een goedgekeurde publicatie kan de gekozen inhoud naar Discord, Facebook, LinkedIn of YouTube sturen. Daarbij gelden ook de privacyvoorwaarden van het gekozen platform. De app bevat geen advertentie-SDK of advertentietracking.

De Android-app is uitsluitend bestemd voor goedgekeurde Spotnet-teamleden. Klanten en andere gebruikers kunnen geen toegang aanvragen of zichzelf in de app registreren. De eerste aanmelding vereist persoonlijke toegang met tweestapsverificatie.

Je kunt op je eigen Android-apparaat biometrisch heraanmelden inschakelen. Android controleert je vingerafdruk of geschikte gezichtsherkenning; Spotnews ontvangt of bewaart geen biometrische kenmerken. De app bewaart daarvoor een aparte versleutelde apparaatcode, die alleen na de Android-biometriecontrole kan worden gebruikt. Deze koppeling vervalt uiterlijk na dertig dagen. Wijziging van je toegang, tweestapsverificatie of relevante rechten trekt de koppeling in. Afmelden in de app verwijdert de lokale koppeling en vraagt intrekking bij de server; zonder verbinding wordt dat verzoek lokaal versleuteld bewaard voor een volgende poging.

Optionele meldingen over nieuwe mail, tickets en helpdeskvragen worden via Google Firebase Cloud Messaging bezorgd, ook wanneer je de app gewoon sluit. Hiervoor verwerken Spotnews en Google een technische apparaat-/meldingsidentificatie en de gekozen meldingscategorieën. Pushberichten bevatten alleen technische verwijzingen en de categorie: geen namen van klanten, e-mailonderwerpen of berichtinhoud. Voor het bekijken van het werk controleert de app opnieuw je toegang. Deze meldingskoppeling staat los van de biometrische apparaatcode en geeft geen toegang tot klantgegevens. Je kunt meldingen per categorie uitschakelen; afmelden schakelt ze op dit apparaat uit. De app gebruikt Firebase niet voor Analytics of advertenties.

De server controleert voor mailmeldingen uitsluitend nieuwe technische berichtnummers in de toegestane mailboxen, zonder berichten als gelezen te markeren. Na hun korte aflevertermijn worden technische meldingsgebeurtenissen en afleverstatussen nog zeven dagen bewaard en vervolgens bij de eerstvolgende opruimronde verwijderd. De oorspronkelijke mail, tickets en helpdeskgesprekken volgen hun eigen bewaartermijnen.

8. Je Spotnews Beheer-account laten verwijderen

Wil je je beheeraccount en bijbehorende persoonsgegevens laten verwijderen? Stuur een verzoek naar sales@spotnews-mail.nl met als onderwerp Spotnews Beheer-account verwijderen. Vermeld de naam en het e-mailadres van het beheeraccount. Dit kan ook zonder de app. Stuur nooit een wachtwoord, authenticatiecode of klantgegevens mee.

We controleren eerst je identiteit en bevoegdheid en handelen daarna het verzoek af. Het verzoek omvat je accountgegevens, authenticatie-inrichting en aan het account gekoppelde persoonlijke gegevens. Alleen deactiveren van toegang is geen verwijdering. Gegevens die nodig blijven voor wettelijke administratie, beveiliging of controle van al uitgevoerde handelingen kunnen bewaard blijven; we leggen bij de afhandeling uit welke gegevens dat zijn en waarom. Een beheeraccount verwijderen wist niet automatisch bestellingen of correspondentie van andere klanten.

Wis ook de lokale mailcache via het appmenu of verwijder de app van je apparaat. Zelf opgeslagen bijlagen en exports moet je afzonderlijk verwijderen. Voor inzage, correctie of een beperkter verwijderingsverzoek kun je hetzelfde contactadres gebruiken.